Datenschutz in der NDS

Zweck der NDS und der Datenbearbeitung

J+S ist das grösste Sportförderungsprogramm des Bundes. Jährlich werden für über 600 000 Kinder und Jugendliche J+S-Kurse und -Lager (J+S-Angebote) organisiert und mit rund 110 Millionen Franken subventioniert. Der Bund trägt die Verantwortung für die korrekte Abwicklung von J+S und hat insbesondere die korrekte Verwendung der ausgeschütteten Mittel sicherzustellen. Hierfür wird das nationale Datenbank Sport (NDS) eingesetzt. Ein wichtiges Instrument zur Verwaltung der J+S-Angebote und insbesondere zur Abwicklung und Kontrolle der Auszahlungen bilden die Anwesenheitskontrollen der einzelnen J+S-Kurse und -Lager. Diese werden elektronisch in der NDS erfasst. Mit den Angaben aus den Anwesenheitskontrollen kann u.a. Missbrauch verhindert werden (Doppelerfassungen, Paralleleinsätze etc.). Gleichzeitig unterstützen die in der NDS bearbeiteten Daten die Steuerung des Programms (z. B. Aussagen über das Sportverhalten von Kindern und Jugendlichen) und dienen der Weiterentwicklung von J+S.

Ist die gesetzliche Vertretung einer minderjährigen Person mit der Datenerfassung nicht einverstanden, kann der Teilnehmer/die Teilnehmerin für eine allfällige Subventionierung eines J+S-Angebotes nicht berücksichtigt werden. Das kann zur Folge haben, dass ein J+S-Kurs oder -Lager nicht subventioniert wird, wenn:

• der Teilnehmer oder die Teilnehmerin dennoch als zusätzliche Person an einem Angebot teilnimmt und dadurch die für die betreffende J+S-Sportart geltende sicherheitsrelevante Gruppengrösse überschritten wird;
• wegen der «Nicht-Erfassung» dieses Teilnehmers oder dieser Teilnehmerin die minimale Gruppengrösse unterschritten wird.

Daten in der NDS und deren Bearbeitung

Generell

Folgende Personendaten der Teilnehmerinnen und Teilnehmer von J+S-Angeboten werden in der Datenbank erfasst:

• Vorname, Name
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• Adresse
• Nationalität
• Sprache
• AHV-Nummer (PEID für FL)
• E-Mail-Adresse (nur bei J+S-Kaderbildung obligatorisch)
• Qualifikationen und Anerkennungen sowie deren Status(J+S-Kaderbildung)
• Hinweise über J+S-Aktivitäten, Funktionen als J+S-Kader und die Zugehörigkeit zur einer J+S-Organisation.

Werden weitere zusätzliche Daten (wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse in der Jugendausbildung) erfasst, so ist der J+S-Coach verpflichtet, auf den freiwilligen Charakter der Meldung hinzuweisen (Art. 2 Abs. 4 i.V.m. Art. 9 lit. g IBSG).

Diese Personendaten sowie die Daten von J+S-Kursen und -Lagern dürfen nur erfasst und bearbeitet werden durch:

• die J+S-Organisation, in der die erfasste Person an J+S-Aktivitäten teilnimmt;
• Behörden des Bundes und der betroffenen Kantone.

AHV-Nummer

Das BASPO verwendet die AHV-Nummer ^[1] zwecks eindeutiger Identifikation für die aus dem Programm J+S stammenden Subventionszahlungen. Damit dies umgesetzt werden kann, ist das BASPO gestützt auf Art. 153c Abs.1 lit. a Ziffer 1 des Bundesgesetzes über die Alters- und Hinterlassenenversicherung vom 20. Dezember 1946 (AHVG; SR 831.10) berechtigt, die AHV-Nummer systematisch zu verwenden und in der NDS (vgl. Art. 9 lit. b IBSG) zu bearbeiten.

^{[1] Resp. PEID-Nummer im Falle von Liechtensteinischen Personen}

Eine weitergehende systematische Verwendung der AHV-Nummer durch den Verband/Verein wie zum Beispiel eine dauernde Speicherung in einer eigenen Datenbank ist aufgrund einer fehlenden spezialgesetzlichen Grundlage nicht zulässig ^[2]. Allerdings ist eine vorübergehende/temporäre Speicherung der AHV-Nummern zum Zwecke der Sammlung und Übermittlung an die NDS möglich. Die AHV-Nummern müssen unmittelbar nach der Verwendung (Übermittlung bzw. Export in die NDS) im System des Verbandes oder einer anderen Organisation wieder gelöscht werden, andernfalls verletzt der Verband oder die Organisation die Bestimmungen des DSG (Datenschutz Gesetz). Die für den Erhalt von J+S-Subventionen notwendige Datenbearbeitung erfolgt sodann ausschliesslich in der NDS, auf welche die jeweilige Organisation Zugriff hat.

^{[2] Hinweis; die Zustimmung der betroffenen Person bzw. die Zustimmung der gesetzlichen Vertretung einer minderjährigen Person ändert nichts an dieser Tatsache. Die systematische Verwendung der AHV-Nummer ist abschliessend im AHVG geregelt.}

Datenbeschaffung und Datenbekanntgabe

In Art. 10 IBSG wird festgehalten, wo die Personendaten durch das BASPO beschafft werden. Werden die Personendaten und Informationen bei der betroffenen Person oder ihrer gesetzlichen Vertretung erhoben, muss der Zweck der Datenverarbeitung für diese Person erkennbar sein (Art. 6 Abs. 3 DSG). Die J+S-Organisation beschafft die Personendaten. Dessen J+S-Coach erfasst sie im J+S-Angebot, die J+S-Leiterin/der J+S-Leiter ausschliesslich in Kursen und Lagern, in denen sie/er eingesetzt sind. Der J+S-Coach bestätigt mit der Anmeldung eines J+S-Angebots, dass die J+S-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer bzw. deren gesetzlichen Vertretung sowie die eingesetzten J+S-Leiterinnen und -Leiter über die Verwendung der Personendaten (siehe Ziffer 2) informiert worden sind und sich damit einverstanden erklärt haben.

Artikel 11 IBSG regelt weiter, wem das BASPO die Daten via Abrufverfahren zugänglich machen kann. Dritten werden Daten (einzig jene nach Art. 10 Buchstabe a-d und g IBSG) gemäss Artikel 11 Abs. 3 IBSG auf Gesuch hin bekannt gegeben, sofern sie zur Erfüllung von gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben, die sich aus dem Vollzug des SpoFöG ergeben, notwendig sind.

In jedem Fall dürfen die in der NDS bearbeiteten Personendaten nicht kommerziell genutzt, nicht zu einem anderem als dem bewilligten Zweck verwendet sowie nicht weitergegeben werden.

Aufbewahrung und Löschung der Daten

Entsprechend dem Grundsatz der Verhältnismässigkeit (Art. 6 Abs. 2 DSG) gilt, dass Daten der Informationssysteme des Bundes (somit auch die Daten in der NDS) nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es der Bearbeitungszweck erfordert (Art. 6 Abs.1 IBSG). Nicht mehr benötigte Daten werden aus dem Informationssystem gelöscht (Art. 6 Abs. 3 IBSG).

Die Aufbewahrungsdauer von Personendaten in der NDS wird in Artikel 5 IBSV konkretisiert:

• Die Daten von Personen, die ausschliesslich Teilnehmerinnen und Teilnehmer von J+S-Kursen und -Lagern des Programms J+S waren, werden aufbewahrt, bis die betroffene Person das 30. Altersjahr vollendet hat.
• Personendaten, die nicht mehr zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt werden, können auf Verlagen der betroffenen Person vorher vernichtet werden.
• Die Daten der übrigen Personen werden unter Vorbehalt von Absatz 3 so lange aufbewahrt, bis die betroffene Person das 70. Altersjahr vollendet hat und die Daten während fünf Jahren nicht verändert worden sind.

Informationssicherheit

Das BASPO und die für den Betrieb beauftragten Organisationen treffen alle notwendigen technischen und organisatorischen Massnahmen zur Sicherung der Daten vor Verlust, Entwendung, unbefugter Einsichtnahme und Bearbeitung sowie zum Schutz vor unberechtigtem Zutritt zu Räumen und Gebäuden. Das BASPO ist bezüglich Informationssicherheit nach internationaler Norm ISO 27001 zertifiziert.

Rechtliche Grundlagen

• Bundesgesetz über den Datenschutz vom 25. September 2020 (DSG), Fedlex
• Bundesgesetz über die Informationssysteme des Bundes im Bereich Sport (IBSG), Fedlex
• Verordnung über die Informationssysteme des Bundes im Bereich Sport (IBSV), Fedlex

Häufig gestellte Fragen

• Weshalb müssen persönliche Daten von Kindern und Jugendlichen in der nationalen Datenbank Sport (NDS) erfasst und bearbeitet werden?

  Damit das Programm J+S korrekt gesteuert und die Beiträge rechtmässig verteilt werden können, müssen Daten der teilnehmenden Kinder und Jugendlichen von J+S-Aktivitäten in der nationalen Datenbank für Sport (NDS) erfasst und bearbeitet werden.

  Verlangen Sie die AHV-Nummer neuer Mitglieder mittels Anmeldetalon. Weisen Sie darauf hin, dass die AHV-Nummer einmalig und ausschliesslich zur Identifikation einer Person in der NDS verwendet wird.

• Welche Daten werden erfasst und bearbeitet?

  Das BASPO erhebt nur diejenigen Personendaten, die für die Erfüllung der Aufgaben gemäss Sportförderungsgesetzgebung notwendig und zweckmässig sind (Art. 1 Abs. 1 SpoFöG i.V.m. Art. 8 f. IBSG). Für Kinder und Jugendliche werden insbesondere folgende Personendaten erfasst/bearbeitet: Name, Vorname, Geschlecht, Geburtsdatum, PLZ, Wohnort, Land, Nationalität und Sprache; AHV-Nummer; Hinweise über Aktivitäten und Zugehörigkeit zu Leistungsgruppen sowie freiwillig gemachte Angaben wie Telefonnummer und E-Mailadresse.

• Warum muss bei der Erfassung von Personen in der nationalen Datenbank für Sport (NDS) die AHV-Nummer angegeben werden?

  Die AHV-Nummer (PEID für FL) ist als eindeutige Identifikation und Basis für Subventionszahlungen für alle Personen mit Wohnsitz in der Schweiz oder dem Fürstentum Liechtenstein und/oder Nationalität CH oder FL Pflicht.

• Wo sind die persönlichen Angaben der Kinder und Jugendlichen erfasst?

  Die Daten der Teilnehmenden von J+S-Aktivitäten sind in der nationalen Datenbank für Sport (NDS) des Bundesamtes für Sport erfasst.

• Wie und von wem werden die Daten von Kindern und Jugendlichen verwendet?

  Personendaten sowie die Daten zu den J+S-Kursen/-Lagern in der nationalen Datenbank für Sport (NDS) dürfen nur bearbeitet werden im Zusammenhang mit den Sportförderungsaufgaben und nur durch die im Gesetz vorgesehenen Behörden des Bundes, der Kantone und der Gemeinden sowie durch bestimmte Sport- und Jugendorganisationen.

• Wie werden Erziehungsberechtigte informiert?

  Der J+S-Coach muss sicherstellen, dass die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, bzw. deren gesetzliche Vertreter über Nachfolgendes informiert worden sind und sich damit einverstanden erklärt haben:

  • die Erfassung der Personendaten (insbesondere auch der AHV-Nummer/PEID für FL) sowie der Daten zu den J+S-Kursen-/Lagern in der nationalen Datenbank für Sport (NDS);
  • die Bearbeitung der Daten in der nationalen Datenbank für Sport (NDS); sowie
  • die Bekanntgabe der Daten nach Art. 11 des Bundesgesetzes über die Informationssysteme des Bundes im Bereich Sport (IBSG).

• Können Daten aus der nationalen Datenbank für Sport (NDS) an Dritte weitergegeben werden?

  Im Einzelfall ist das BASPO befugt, Daten Dritten bekannt zu geben, sofern die Daten zur Erfüllung von gesetzlichen oder vertraglichen Aufgaben, die sich aus dem Vollzug des Sportforderungsgesetzes ergeben, notwendig sind. Daten dürfen nur zum angegebenen, nicht kommerziellen und vom BASPO bewilligten Zweck verwendet werden (Art. 11 Abs. 3 IBSG).

• Wie lange werden die Daten aufbewahrt und wann werden sie gelöscht?

  Grundsätzlich gilt, dass Daten der nationalen Datenbank für Sport (NDS) nur so lange aufbewahrt werden dürfen, wie es der Bearbeitungszweck erfordert (Art. 6 Abs.1 IBSG). Nicht mehr benötigte Daten werden gelöscht und müssen dem Bundesarchiv angeboten werden (Art. 6 Abs. 4 IBSG).

  Die Daten von Personen, die ausschliesslich Teilnehmerinnen und Teilnehmer von Kursen und Lagern des Programms J+S waren, werden aufbewahrt, bis die betroffenen Person das 30. Altersjahr vollendet hat. Personendaten, die nicht mehr zur Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben benötigt werden, können auf Verlagen der betroffenen Person vorher vernichtet werden (Art. 5 Abs. 1 IBSV).

• Worauf sollte ein Sportverein beim Datenschutz achten?

  Die Bearbeitung von Daten aus Kursen und Lagern, die von einem Verein organisiert werden, unterliegt dem Datenschutzgesetz. Wenn ein Verein Personendaten von Mitgliedern mit EU-Wohnort bearbeitet, dann findet die EU-DSGVO Anwendung. Jeder Verein muss sicherstellen, dass diese Datenschutzbestimmungen korrekt umgesetzt werden. Ausführliche Informationen können auf der Webseite des Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) abgerufen werden. Hier finden Sie ein Merkblatt mit vielen wichtigen Informationen betreffend den Umgang mit Mitgliederdaten in einem Verein.

• Weshalb können Daten von Teilnehmerinnen und Teilnehmern sowie J+S-Leiterinnen und -Leitern an die Rega weitergegeben werden?

  Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer (5 bis 20-jährige) eines J+S Angebotes sowie alle J+S-Kader (Leiterinnen und Leiter, Coaches, Expertinnen und Experten) sowie Helferinnen und Helfer haben die Möglichkeit, für die Dauer des Trainings bzw. des Lagers inklusive An- und Abreisetag von der Rega wie Rega-Gönnerinnen und -Gönner behandelt zu werden. Das heisst, dass die Rega die Kosten einer von ihr selbst erbrachten oder selbst organisierten Hilfeleistung in der Schweiz oder Rückführung aus dem Ausland erlassen kann, sofern keine Versicherung für die Kosten aufkommen muss. Voraussetzung ist, dass der J+S-Coach bei der Anmeldung eines J+S-Kurses bzw. eines J+S-Lagers in der NDS das Häkchen in der dafür vorgesehenen Rubrik Rega setzt. Der J+S-Coach muss die Einwilligung der J+S-Leiterinnen und -Leiter sowie der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (bei Minderjährigen von deren Erziehungsberechtigten) erhalten und sie informieren, dass sie bei der Rega gemeldet sind.

• Was passiert mit den Daten bei der Rega?

  Die persönlichen Daten werden genutzt, um bei einem allfälligen Rega-Rettungseinsatz die finanzielle Gleichbehandlung wie bei einer Gönnerschaft gemäss den Gönnerbestimmungen sicherstellen zu können. Die gemeldeten Personen werden beim Erlangen des 18. Lebensjahrs einmal pro Jahr (max. 2x pro Person) von der Rega über die Vorteile einer Gönnerschaft informiert.

• Gilt die von der Rega angebotene Dienstleistung für die Angebote aller Nutzergruppen?

  Ja. Auch wenn keine Gönnerschaft besteht, können alle gemeldeten Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Leiterinnen und Leiter sowie Helferinnen und Helfer während der gesamten Dauer einer J+S-Aktivität (Kurs und Lager) von J+S-Organisationen der Nutzergruppen 1-5 vom Rega-Engagement profitieren.

• Was muss ein J+S Coach beim Eröffnen eines J+S-Kurses bzw. eines J+S-Lagers in der NDS bezüglich der Rega beachten?

  Die Teilnehmerinnen und Teilnehmer, J+S-Kader sowie Helferinnen und Helfer (Name, Vorname, Adresse, AHV-Nr. bzw. PEID und Geburtsdatum) müssen VOR Beginn des J+S-Kurses resp. J+S-Lagers (mit dem vorgängigen Einverständnis der Person, bei Minderjährigen deren Erziehungsberechtigten) vollständig in den dafür vorgesehenen Feldern der Nationalen Datenbank Sport (NDS) erfasst sein. Anschliessend müssen die Personen in der Rubrik «Rega» mit einem Häkchen bestätigt werden.

• Gilt das Rega-Engagement bei einem J+S-Angebot auch für die An- und Abreise?

  Die An- und Rückreise der Teilnehmerinnen und Teilnehmer, Kader sowie Helferinnen und Helfer zu den jeweiligen J+S-Anlässen sind im Rega-Engagement eingeschlossen. Entsprechend gelten die Rega-Leistungen auch während der An- und Rückreise.