Protezione dei dati nella BDNS

Lo scopo della BDNS e del trattamento dei dati

G+S è il più grande programma di promozione dello sport della Confederazione. Ogni anno vengono organizzati corsi e campi G+S sovvenzionati per circa 110 milioni di franchi; queste offerte G+S sono destinate a oltre 600 000 bambini e giovani. La Confederazione è responsabile del corretto svolgimento di G+S e in particolare deve garantire che i fondi stanziati siano utilizzati in modo appropriato. A tale scopo viene utilizzato un sistema d'informazione conosciuto con il nome di Banca dati nazionale per lo sport (BDNS). I controlli delle presenze durante i singoli corsi e campi G+S sono uno strumento importante per la gestione delle offerte G+S, in particolare per l'attuazione e la verifica dei pagamenti. Questi controlli sono registrati elettronicamente nella BDNS. Le informazioni provenienti dai controlli delle presenze sono utili ad esempio per evitare abusi (doppie registrazioni, assegnazione di incarichi in parallelo, ecc.). Nel contempo, i dati elaborati nella BDNS contribuiscono alla gestione del programma (ad es. conclusioni sul comportamento adottato da bambini e giovani in un contesto sportivo) e all'ulteriore sviluppo di G+S.

Se il rappresentante legale di una persona minorenne non acconsente alla registrazione dei dati, il partecipante non può essere preso in considerazione per un'eventuale sovvenzione di un'offerta G+S. Ciò significa che un corso o un campo G+S non riceve la sovvenzione se:

• il partecipante prende comunque parte a un'offerta come persona supplementare e come conseguenza viene superata la dimensione massima del gruppo rilevante per la sicurezza e applicabile a tale disciplina sportiva G+S;
• la dimensione minima del gruppo non viene raggiunta a causa della mancata registrazione di questo partecipante.

I dati nella BDNS e il loro trattamento

In generale

Nella banca dati vengono registrati i seguenti dati personali dei partecipanti a offerte G+S:

• Nome, cognome
• Sesso
• Data di nascita
• Indirizzo
• Nazionalità
• Lingua
• Numero AVS (NIF per il Principato del Liechtenstein 1)
• Indirizzo e-mail (obbligatorio solo per la formazione dei quadri G+S)
• Qualifiche e riconoscimenti e relativo stato (formazione dei quadri G+S)
• Indicazioni sulle attività G+S, sulle funzioni come quadro G+S e sull'affiliazione a un'organizzazione G+S.

Se oltre alle informazioni appena elencate ne vengono registrate altre (ad es. numero di telefono e indirizzo e-mail nella formazione dei giovani), il coach G+S è tenuto a segnalare il carattere volontario della registrazione (art. 2 cpv. 4 in combinato disposto con art. 9 lett. g LSISpo).

Questi dati personali nonché i dati dei corsi e dei campi G+S possono essere registrati e trattati esclusivamente:

• dall'organizzazione G+S, in cui la persona registrata partecipa alle attività G+S;
• dalle autorità federali e dai Cantoni interessati.

Numero AVS

L'UFSPO utilizza il numero AVS ^[1] ai fini di un'identificazione univoca per il versamento dei sussidi derivanti dal programma G+S. Per farlo, l'UFSPO è autorizzato a utilizzare sistematicamente il numero AVS sulla base dell'art. 153 c cpv. 1 lett. a n. 1 della legge federale del 20 dicembre 1946 sull'assicurazione per la vecchiaia e per i superstiti (LAVS; RS 831.10) e a inserirlo nella BDNS (cfr. art. 9 lett. b LSISpo).

^{[1] risp. Numero NIF nel caso di persone domiciliate nel Liechtenstein}

Un eventuale ulteriore utilizzo sistematico del numero AVS da parte della federazione o della società sportiva, come ad esempio l'archiviazione permanente in una banca dati separata, non è consentito a causa della mancanza di una base giuridica specifica [2]. È tuttavia possibile procedere a un'archiviazione provvisoria / temporanea dei numeri AVS ai fini della raccolta e della trasmissione dei dati alla BDNS. I numeri AVS devono essere soppressi immediatamente dopo il loro utilizzo (trasmissione o esportazione nella BDNS) nel sistema della federazione o di un'altra organizzazione; in caso contrario la federazione o l'organizzazione in questione contravviene alle disposizioni della LPD (legge sulla protezione dei dati). Il trattamento dei dati necessari per l'ottenimento delle sovvenzioni G+S si svolge quindi esclusivamente nella BDNS, a cui ha accesso la rispettiva organizzazione.

^{[2] Nota: il consenso esplicito della persona interessata o del rappresentante legale di una persona minorenne non modifica tali disposizioni. L'utilizzo sistematico del numero AVS è disciplinato in modo definitivo nella LAVS.}

Raccolta e comunicazione dei dati

L'articolo 10 della LSISpo stabilisce la provenienza dei dati personali raccolti dall'UFSPO. Se le informazioni e i dati personali sono raccolti presso la persona interessata o il suo rappresentante legale, lo scopo del trattamento dei dati deve essere riconoscibile per la persona interessata (art. 6 cpv. 3 LPD). L'organizzazione G+S raccoglie i dati personali. Il suo coach G+S li registra nell'offerta G+S, mentre il monitore G+S li inserisce esclusivamente nei corsi e nei campi in cui è impiegato. Al momento dell'iscrizione a un'offerta G+S, il coach G+S conferma che i partecipanti G+S (o i rispettivi rappresentanti legali) nonché i monitori G+S impiegati sono stati informati in merito all'utilizzo dei dati personali (cfr. n. 2) e hanno dato il loro consenso.

L'articolo 11 della LSISpo stabilisce inoltre a chi l'UFSPO può rendere accessibili i dati mediante procedura di richiamo. Ai sensi dell'articolo 11 cpv. 3 LSISpo, vengono comunicati a terzi su richiesta unicamente i dati di cui all'articolo 9 lettere a–d nonché g LSISpo, nella misura in cui tali dati siano necessari per l'adempimento di compiti legali o contrattuali che dervano dall'attuazione della LPSpo.

In ogni caso, i dati personali trattati nella BDNS non possono essere utilizzati per scopi commerciali, per scopi diversi da quelli autorizzati e non possono essere trasmessi.

Conservazione e cancellazione dei dati

In base al principio della proporzionalità (art. 6 cpv. 2 LPD) i dati per i sistemi d'informazione della Confederazione (quindi anche i dati contenuti nella BDNS) possono essere conservati per tutto il tempo richiesto dallo scopo del trattamento (art. 6 cpv.1 LSISpo). I dati non più necessari sono cancellati dal sistema d’informazione (art. 6 cpv. 3 LSISpo).

La durata del periodo di conservazione dei dati personali nella BDNS viene conceretizzata nell'articolo 5 della OSISpo:

• i dati delle persone che hanno soltanto partecipato a corsi e campi del programma G+S sono conservati fino a quando le persone interessate compioni 30 anni.
• I dati personali non più necessari per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge possono essere distrutti prima, su richiesta della persona interessata.
• Fatto salvo il capoverso 3, i dati relativi alle altre persone sono conservati fino a quando queste compiono 70 anni, se tali dati non sono stati modificati nei cinque anni precedenti.

Sicurezza delle informazioni

L'UFSPO e le organizzazioni incaricate dell'esercizio della BDNS adottano tutte le misure tecniche e organizzative necessarie per proteggere i dati da perdita, furto, consultazione e trattamento non autorizzati e per impedire l’accesso non autorizzato a locali ed edifici. In ambito di sicurezza delle informazioni, l'UFSPO è certificato secondo lo standard internazionale ISO 27001.

Basi legali

• Legge federale sulla protezione dei dati (LPD), Fedlex
• Legge federale sui sistemi d’informazione della Confederazione nel campo dello sport (LSISpo), Fedlex
• Ordinanza sui sistemi d’informazione della Confederazione nel campo dello sport (OSISpo), Fedlex

Domande frequenti

• Perché i dati personali relativi a bambini e giovani devono essere raccolti e trattati nel sistema di informazione per lo sport (BDNS)?

  Per poter gestire correttamente il programma G+S e versare i contributi a quanti ne hanno diritto è necessario raccogliere e trattare i dati relativi a bambini e giovani e alle attività G+S nella banca dati nazionale dello sport (BDNS).

  Richiedete il numero AVS dei nuovi membri tramite il tagliando di iscrizione. Informateli che il numero AVS viene utilizzato una sola volta ed esclusivamente per l'identificazione di una persona nella BDNS.

• Quali dati vengono raccolti e trattati?

  L’UFSPO raccoglie e tratta solo i dati personali necessari e adeguati allo svolgimento dei compiti di cui alla legislazione per la promozione dello sport (art. 1 cpv. 1 LPSpo in collegamento con art. 8 f. LSISpo). Per quel che riguarda bambini e giovani si raccolgono e si trattano in particolare i seguenti dati personali: generalità (cognome, nome, sesso, data di nascita, NPA, domicilio, Paese, nazionalità e lingua), numero di assicurato AVS, indicazioni su attività e appartenenza a gruppi di prestazione. Se si raccolgono altri dati (come ad esempio numero di telefono e indirizzo di posta elettronica).

• Perché è necessario indicare il numero AVS quando si registrano le persone nella banca dati nazionale dello (BDNS)?

  Con l'introduzione della nuova banca dati per lo sport il numero AVS (PEID per Liechtenstein) è obbligatorio come identificazione univoca e base per il pagamento dei sussidi per tutte le persone residenti in Svizzera o nel Principato del Liechtenstein e/o di nazionalità CH o Liechtenstein.

• Dove sono raccolte le informazioni personali relative a bambini e giovani?

  I dati di chi partecipa alle attività G+S sono raccolti nella Banca dati nazionale dello sport (BDNS) dell’Ufficio federale dello sport.

• Come e da chi vengono utilizzati i dati di bambini e giovani?

  I dati personali e i dati relativi a corsi e campi G+S contenuti nella Banca dati nazionale dello sport (BDNS) possono essere trattati solo in relazione allo svolgimento dei compiti di promozione dello sport e da autorità federali, cantonali e comunali designate dalla legge, come pure da determinate federazioni sportive e associazioni giovanili.

• In che modo vengono informate le persone responsabili dei bambini e giovani?

  Il coach G+S deve garantire che i partecipanti o i loro rappresentanti legali siano stati informati in merito a quanto esposto di seguito e abbiano espresso il proprio assenso:

  • la raccolta dei dati personali (in particolare numero AVS e PEID per Liechtenstein) e dei dati relativi a corsi e campi G+S nella Banca dati nazionale dello sport (BDNS),
  • il trattamento di dati nella Banca dati nazionale dello sport (BDNS) e
  • la comunicazione dei dati ai sensi dell’art. 11 della legge sui sistemi di informazione della Confederazione nel campo dello sport (LSISpo).

• I dati della Banca dati nazionale dello sport (BDNS) possono essere comunicati a terzi?

  In determinati casi l’UFSPO è autorizzato a comunicare a terzi i dati, nella misura in cui essi siano necessari per lo svolgimento di compiti legali o contrattuali derivanti dall’attuazione della legge sulla promozione dello sport. I dati possono essere utilizzati solo per lo scopo indicato, non commerciale e autorizzato dall’UFSPO (art. 11 cpv. 3 LSISpo).

• Quanto a lungo vengono conservati i dati e quando sono cancellati?

  In linea di massima vale il principio che i dati nella Banca dati nazionale dello sport (BDNS/SPORTdb) possono essere conservati solo per tutto il tempo richiesto dello scopo del trattamento (art. 6 cpv.1 OSISpo). I dati non più necessari sono cancellati e devono essere offerti all’Archivio federale (art. 6 cpv. 4 LSISpo).

  I dati di persone che hanno soltanto partecipato a corsi e campi del programma G+S sono conservati fino a quando le persone interessate compiono i 30 anni. I dati personali non più necessari per l’adempimento dei compiti previsti dalla legge possono essere distrutti prima, su richiesta della persona interessata (art. 5 cpv. 1 OSISpo).

• A cosa deve fare attenzione una società sportiva a proposito di protezione dei dati?

  Il trattamento di dati relativi a corsi e campi organizzati da una società sportiva è soggetto alla LPD. Ogni associazione deve garantire che queste disposizioni sulla protezione dei dati vengano applicate correttamente. Informazioni dettagliate sono disponibili sulla pagina web dell’incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT). Vi si trova fra l’altro un esaustivo promemoria con molte informazioni importanti sulla gestione dei dati personali dei membri delle associazioni.

• Perché i dati dei partecipanti e dei monitori G+S possono essere trasmessi alla Rega?

  Tutti i partecipanti (5-20 anni) di un'offerta G+S così come tutti i quadri G+S (monitori, coach ed esperti) e gli assistenti hanno la possibilità di essere trattati dalla Rega come «Sostenitori della Rega» per tutta la durata dell'allenamento o del campo (incl. andata e di ritorno). Ciò significa che la Rega può concedere l'esonero dai costi di una prestazione di soccorso da lei fornita o organizzata in Svizzera o di un rinpatrio dall'estero, qualora non vi sia un'assicurazione che copre tali costi. Per far sì che vi sia questa copertura, al momento dell'iscrizione di un corso o di un campo G+S il coach G+S deve aver spuntato la relativa rubrica Rega nella SPORTdb. Il coach G+S deve ricevere l'approvazione da tutti i monitori G+S e i partecipanti (nel caso di minorenni dalle persone a cui è affidata la loro educazione) ed informarli che sono annunciati presso la Rega.

• Cosa succede ai dati trasmessi alla Rega?

  I dati personali vengono impiegati per garantire, nel caso di un intervento di salvataggio della Rega, il pari trattamento finanziario come per un sostenitore Rega, conformemente al relativo regolamento. A partire dal 18esimo anno di età le persone annunciate saranno informate dalla Rega in merito ai vantaggi dell'essere sostenitore (una volta all’anno per complessivamente al massimo due volte a persona).

• Il servizio offerto dalla Rega vale per le offerte di tutti i gruppi di utenti?

  Sì. Anche se non si è sostenitore, tutti i partecipanti, i monitori e gli assistenti possono beneficiare delle prestazioni della Rega per tutto l'arco dell'attività G+S (corsi e campi) degli organizzatori G+S dei gruppi di utenti 1-5.

• Di cosa deve tenere conto un coach G+S quando apre un corso o un campo G+S nella SPORTdb per quanto riguarda la Rega?

  I partecipanti, i quadri G+S e gli accompagnatori (cognome, nome, indirizzo e data di nascita) devono essere registrati in modo completo PRIMA dell'inizio del corso o del campo G+S (previa approvazione della persona e nel caso di minorenni delle persone a cui è affidata la loro educazione) nei relativi campi della Banca dati nazionale per lo sport (BDNS). In seguito le persone devono essere conferma nella rubrica Rega con una spunta.