Protection des données dans la BDNS

But de la BDNS et du traitement des données

J+S est le principal programme d’encouragement du sport de la Confédération. Chaque année, des cours et des camps qui attirent plus de 600 000 enfants et jeunes sont organisés et subventionnés à hauteur de près de 110 millions de francs. En tant que responsable du bon fonctionnement de Jeunesse+Sport, la Confédération doit en particulier s’assurer que ces fonds sont utilisés correctement. Elle exploite la BDNS à cette fin. Pour la gestion des offres J+S, et notamment pour le versement des subsides et leur contrôle, les contrôles des présences dans les cours et les camps J+S constituent un instrument particulièrement important. Les données issues de ces contrôles sont saisies dans la BDNS, ce qui permet notamment de prévenir les abus (doubles saisies, doubles engagements de personnel). Dans le même temps, ces données soutiennent le pilotage du programme J+S (en livrant notamment des indications sur les habitudes en matière de sport des enfants et des jeunes) et servent à son développement.

Si le représentant légal d’une personne mineure n’approuve pas la saisie des données, le participant ou la participante concerné-e ne peut pas être pris-e en compte dans le calcul d’un éventuel subventionnement d’une offre J+S. En conséquence, un cours ou un camp J+S peut ne pas être subventionné lorsque:

• le participant/la participante prend part à une offre en tant que personne supplémentaire et que sa participation entraîne un dépassement du nombre maximal de participants
• le nombre minimal de participants n’est pas atteint car le participant/la participante n’est pas pris-e en compte.

Nature et traitement des données saisies dans la BDNS

Données générales

Les données personnelles suivantes des participants à des offres J+S sont saisies dans la banque de données:

• nom, prénom
• sexe
• date de naissance
• adresse
• nationalité
• langue
• n°AVS (PEID pour la Principauté de Liechtenstein)
• adresse courriel (obligatoire uniquement pour la formation des cadres J+S)
• qualifications et reconnaissances et leurs statuts (formation des cadres J+S)
• indications concernant les activités J+S, les fonctions de cadre J+S et l’appartenance à une organisation J+S

En cas de saisie d’autres données (comme le numéro de téléphone ou l’adresse courriel dans la formation des jeunes), le coach J+S est tenu de signaler que leur déclaration est volontaire (art. 2, al. 4 en corrélation avec art. 9, let. g, LSIS).

Les données personnelles de même que les données sur les cours/camps J+S ne peuvent être traitées que par:

• l’organisation J+S dans laquelle la personne saisie participe à des activités J+S;
• les autorités de la Confédération et des cantons concernés.

N°AVS

L’OFSPO utilise le n°AVS ^[1] à des fins d’identification univoque servant au versement des subventions J+S. Pour ce faire, il se fonde sur l’art. 153c, al. 1, let. a, ch. 1 de la loi fédérale du 20 décembre 1946 sur l’assurance-vieillesse et survivants (LAVS; RS 831.10), lui permettant d’utiliser le n°AVS de manière systématique et de traiter cette donnée dans la BDNS (cf. art. 9, let. b, LSIS).

^{[1] N°PEID dans le cas des personnes de nationalité liechtensteinoise}

L’utilisation systématique du n°AVS par les fédérations ou les clubs ou associations de jeunesse, p. ex. en sauvegardant ce type de données de manière durable dans une base de données propre, n’est pas autorisée, car il n’existe pas de base légale spéciale le permettant ^[2]. Une sauvegarde temporaire est toutefois autorisée à des fins de collecte et de communication à la BDNS. Les fédérations et organisations sont tenues d’effacer les n°AVS de leur système directement après leur utilisation (communication et exportation dans la BDNS), sans quoi elles enfreindraient la loi sur la protection des données (LPD). Le traitement des données nécessaire à l’obtention des subventions J+S est effectué exclusivement dans la BDNS, à laquelle les organisations concernées ont accès.

^{[2] L’accord des personnes concernées ou de leur représentant légal dans le cas d’une personne mineure ne change rien à cette situation. L’utilisation systématique du n°AVS est réglementée dans la LAVS.}

Collecte et communication des données

L’art. 10 LSIS définit auprès de qui les données personnelles peuvent être collectées par l’OFSPO. Si les données personnelles et les informations sont collectées auprès de la personne concernée ou de son représentant légal, les finalités de leur traitement doivent être reconnaissables pour cette personne (art. 6, al. 3 LPD). L’organisation J+S collecte les données personnelles et son coach J+S les saisit dans l’offre J+S. Le moniteur/la monitrice J+S le fait également, mais uniquement dans les cours et les camps pour lesquels il/elle est engagé/e. En annonçant une offre J+S, le coach J+S confirme que les participants et leurs représentants légaux ainsi que les moniteurs J+S engagés consentent, après avoir été dûment informés, à ce que leurs données personnelles soient utilisées (cf. ch. 2)

L’art. 11 LSIS règle à qui l’OFSPO peut donner un accès en ligne aux données. Conformément à l’art. 11, al. 3 LSIS, des données (exclusivement celles visées à l’art. 9, let. a à d et g, LSIS) peuvent être communiquées sur demande à des tiers tant qu’elles sont nécessaires à l’accomplissement de tâches légales ou contractuelles découlant de l’application de la LESp.

Dans tous les cas, les données personnelles traitées dans la BDNS ne peuvent pas être utilisées à des fins commerciales ni à d’autres fins que celles qui ont été approuvées.

Conservation et effacement des données

Conformément au principe de bonne foi et de proportionnalité (art. 4, al. 2, LPD), les données des systèmes d’information de la Confédération (et donc également de la BDNS) sont conservées tant qu’elles sont nécessaires (art. 6, al. 1 LSIS). Les données qui ne sont plus nécessaires sont effacées (art. 6, al. 3, LSIS).

La durée de conservation des données personnelles dans la BDNS est réglée dans l’art. 5 OSIS:

• Les données des personnes qui n’ont fait que participer à des cours et des camps J+S sont conservées jusqu’à ce que la personne concernée ait atteint l’âge de 30 ans.
• Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à l’accomplissement des tâches légales peuvent être détruites antérieurement, à la demande des personnes concernées.
• Les données des autres personnes sont conservées, sous réserve de l’al. 3, jusqu’à ce que la personne concernée ait atteint l’âge de 70 ans et que les données la concernant n’aient plus subi de modification depuis cinq ans.

Sécurité de l’information

L’OFSPO et les organisations mandatées pour l’exploitation prennent toutes les mesures techniques et organisationnelles utiles pour prévenir toute perte ou tout détournement de données, de même que tout accès ou traitement non autorisés. L’OFSPO est certifié selon la norme internationale ISO 27001 s’agissant de la sécurité de l’information.

Bases légales

• Loi fédérale sur la protection des données (LPD), Fedlex
• Loi fédérale sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport (LSIS), Fedlex
• Ordonnance sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport (OSIS), Fedlex

Questions fréquemment posées

• Pourquoi les données personnelles des enfants et des jeunes doivent-elles être saisies et traitées dans la banque de données nationale pour le sport (BDNS)?

  Les données des enfants et des jeunes qui participent aux activités J+S doivent être saisies et traitées dans la BDNS pour que le programme J+S puisse être piloté correctement et pour que les subventions puissent être réparties conformément à la loi.

  Demandez le numéro AVS des nouveaux membres au moyen du talon d’inscription. Informez-les que le numéro AVS n’est utilisé qu’une seule fois et uniquement à des fins d’identification dans la BDNS.

• Quelles sont les données saisies et traitées?

  L’OFSPO ne collecte que les données personnelles nécessaires et adéquates pour accomplir les tâches prévues dans la loi sur l’encouragement du sport (art. 1, al. 1, LESp en corrélation avec l’art. 8, let. f, LSIS). Dans le contexte de J+S, les données suivantes des enfants et des jeunes doivent en particulier être saisies/traitées: identité (nom, prénom, sexe, date de naissance, NPA, localité, pays, nationalité et langue); numéro AVS; indications concernant les activités et l'appartenance à des groupes de performance; informations fournies volontairement (comme le numéro de téléphone ou l’adresse courriel).

• Pourquoi faut-il entrer le numéro AVS lorsqu’on saisit les données personnelles dans la banque de données nationale pour le sport (BDNS)?

  Le numéro AVS (PEID pour la Principauté de Liechtenstein) fait partie des données qui doivent être obligatoirement saisies vu qu’il sert d’identifiant univoque et de base au versement des subventions destinées à toutes les personnes domiciliées en Suisse ou dans la Principauté de Liechtenstein et/ou ayant la nationalité suisse ou liechtensteinoise.

• Où les données personnelles des enfants et des jeunes sont-elles saisies?

  Les données des participants aux activités J+S sont saisies dans la BDNS de l’Office fédéral du sport.

• Comment et par qui les données des enfants et des jeunes sont-elles utilisées?

  Les données personnelles de même que les données sur les cours/camps J+S saisies dans la BDNS ne peuvent être traitées que dans le cadre des tâches relevant de l’encouragement du sport et que par les autorités de la Confédération, des cantons et des communes désignées par la loi ainsi que par certaines organisations de sport et de jeunesse.

• Comment les représentants légaux sont-ils informés?

  Le coach J+S doit s’assurer que les participants et leurs représentants légaux consentent, après avoir été dûment informés:

  • à ce que leurs données personnelles (en particulier le numéro AVS/PIED pour la Principauté du Liechtenstein) ainsi que les données sur les cours/camps J+S soient saisies dans la BDNS,
  • à ce que ces données soient traitées dans la BDNS et
  • à ce qu’elles soient communiquées conformément à l’art. 11 de la loi fédérale sur les systèmes d’information de la Confédération dans le domaine du sport (LSIS).

• Les données de la banque de données nationale pour le sport (BDNS) peuvent-elles être transmises à des tiers?

  Dans certains cas, l’OFSPO est habilité à communiquer des données à des tiers pour autant que cela soit nécessaire à l'accomplissement des tâches légales ou contractuelles qui découlent de l’application de la LESp. Les données ne peuvent être utilisées qu’à des fins non commerciales, approuvées par l’OFSPO (art. 11, al. 3 LSIS).

• Pendant combien de temps les données sont-elles conservées et quand sont-elles effacées?

  En principe, les données de la BDNS sont conservées tant qu'elles sont nécessaires (art. 6, al. 1 LSIS). Les données qui ne sont plus nécessaires sont effacées et proposées aux Archives fédérales (art. 6, al. 4, LSIS).

  Les données des personnes qui n'ont fait que participer à des cours et des camps J+S sont conservées jusqu'à ce que la personne concernée ait atteint l'âge de 30 ans. Les données personnelles qui ne sont plus nécessaires à l'accomplissement des tâches légales peuvent être détruites antérieurement, à la demande de la personne concernée (art. 5, al. 1 OSIS).

• Sur le plan de la protection des données, à quoi un club sportif devrait-il faire attention?

  Le traitement des données provenant des cours et des camps organisés par un club est soumis à la LSIS. Tout club doit veiller à ce que ces dispositions sur la protection des données soient correctement appliquées. Des informations détaillées sont disponibles sur le site du préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT). Vous y trouverez notamment un feuillet thématique contenant de nombreuses informations importantes sur l’utilisation des données personnelles des membres d’une association.

• Pour quelles raisons les données de participants et de moniteurs J+S peuvent-elles être transmises à la Rega?

  Les participants à une offre J+S (5 à 20 ans) ainsi que l’ensemble des cadres J+S (moniteurs, coachs, experts) et des assistant-e-s ont la possibilité, pendant toute la durée d’un entraînement ou d’un camp J+S, y compris durant les trajets aller et retour, de bénéficier du même traitement que les donateurs de la Rega. Concrètement, cela signifie que la Rega peut renoncer à leur facturer les coûts de l'assistance fournie ou organisée par elle-même en Suisse ou les coûts d’un rapatriement depuis l'étranger, pour autant que ceux-ci ne soient pas déjà couverts par une assurance. La condition pour bénéficier de cette prestation est que le coach J+S ait coché la case correspondante dans la rubrique Rega au moment de l’annonce du cours ou du camp J+S dans la banque de données (BDNS). Au préalable, le coach J+S doit pour ce faire demander leur consentement aux moniteurs J+S concernés ainsi qu’aux participants au cours ou au camp (ou à leurs représentants légaux s’ils sont mineurs) en attirant leur attention sur le fait que leurs données seront transmises à la Rega.

• Comment sont ensuite traitées les données à la Rega?

  Les données personnelles sont utilisées pour garantir aux participants et aux cadres J+S le même traitement sur le plan financier en cas d’intervention de la Rega que celui qui est normalement réservé aux donateurs de la Rega selon les dispositions correspondantes. Lorsqu’elles atteindront l’âge de 18 ans, les personnes annoncées dans le cadre de J+S recevront un courrier leur présentant les avantages du statut de donateur (et éventuellement un autre une année plus tard au plus).

• Les prestations de la Rega valent-elles pour l’ensemble des groupes d’utilisateurs?

  Oui. Même s’ils ne sont pas donateurs auprès de la Rega, l’ensemble des participants inscrits ainsi que les cadres J+S et les assistant-e-s peuvent profiter de ces prestations offertes par la Rega pendant toute la durée d’une activité J+S (cours ou camp) mise sur pied par une organisation J+S relevant des groupes d’utilisateurs 1 à 5.

• A quoi un coach J+S doit-il faire attention en ce qui concerne la Rega lorsqu’il annonce un cours ou un camp J+S dans la BDNS?

  Toutes les données des participants, des cadres et des assistant-e-s (nom, prénom, adresse, numéro AVS et date de naissance) doivent avoir été saisies dans les champs appropriés de la BDNS avant le début du cours ou du camp J+S (avec leur accord ou celui de leurs représentants légaux s’ils sont mineurs). Il faut ensuite, pour chacune des personnes concernées, cocher la case correspondante dans la rubrique Rega.

• L’engagement de la Rega dans le cadre d’une offre J+S est-il également valable les jours d’arrivée et de départ?

  Oui, les voyages aller et retour sont également inclus dans l’assistance de la Rega pour les participants, les cadres et les assistant-e-s. L’exonération des frais s’applique donc également aux interventions réalisées lors des trajets aller et retour.