Questions fréquentes

Login / onboarding

• Quand vais-je recevoir les données d’accès?

  • Moniteurs J+S: dès qu’une monitrice ou qu’un moniteur J+S avec le statut «valable» a été ajouté-e dans une offre J+S (cours ou camp).
  • Participants à la formation des cadres: dès qu’une personne a été définitivement admise (sélectionnée) à un cours de formation J+S ou un module de formation continue J+S.

• Le code d'onboarding a expiré. Quoi faire?

  • En tant que moniteur/monitrice J+S, vous vous annoncez auprès de votre coach J+S.
  • En tant que coach J+S, vous vous annoncez auprès du service des sports de votre canton de domicile.
  • En tant qu'expert(e) J+S, vous vous annoncez auprès de l'organisateur de votre cours/module.

  Ces personnes ou services peuvent envoyer une nouvelle fois les e-mails d'onboarding.

• Pourquoi, après la confirmation de l'adresse e-mail et l'enregistrement, je ne reçois pas d'autre e-mail avec le code d'embarquement?

  Vous avez déjà reçu le code d'onboarding avec le mail «Bienvenue sur la nouveau BDNS de l'OFSPO: login». Veuillez cliquer sur le lien dans le mail et copier le code d'onboarding dans le champ de saisie correspondant.

  Voir aussi le tutoriel vidéo Onboarding avec CH-Login

• Ai-je besoin d'un login séparé (login CH ou AGOV) pour chaque rôle?

  Non, un login suffit. Le choix du compte d'utilisateur se fait après le Login.

• Comment puis-je donner un accès à mes moniteurs ?

  Vous trouverez toutes les vidéos sur l'onboarding sur le site Internet «Instructions pour les nouvelles BDNS». Nous vous prions, vous et vos moniteurs J+S, de respecter scrupuleusement l'ordre des étapes pour chaque variante (avant tout, confirmer l'adresse e-mail). Un mauvais déroulement peut bloquer l'onboarding.

• È possibile accedere come monitore senza un codice SMS?

  Sì, se per l'account CH-Login è già stato inserito un secondo fattore, l'impostazione può essere effettuata qui: https://www.myaccount.eiam.admin.ch/

  cache «CH-Login» > scheda «Connessione e sicurezza» > cache «Impostazioni» > selezionare «Il secondo fattore viene richiesto solo se l'applicazione lo richiede».

• Je suis à la fois coach J+S dans un club et dans une école. Cependant, je ne vois pas l'école. Comment puis-je la trouver ?

  Il existe plusieurs comptes utilisateurs pour les BDNS:

  • Compte bénévole = coachs J+S dans les clubs
  • Compte professionnel = coachs J+S dans les écoles.

  Si une personne est coach J+S à la fois dans un club et dans une école, il faut d'abord effectuer l'onboarding pour un compte. Ensuite, le deuxième compte peut être ajouté. Vous trouverez les instructions à ce sujet dans la vidéo Onboarding Ajouter un autre compte utilisateur. Vous trouverez ici d'autres vidéos sur l'onboarding.

• J'ai déjà un login CH et AGOV avec la même adresse e-mail. Que dois-je faire?

  Lorsque vous vous connectez à AGOV, vous êtes automatiquement guidé tout au long du processus de liaison des deux comptes. Une fois la liaison effectuée, il n'est plus possible de se connecter avec le CH-Login à cette adresse e-mail. Vous utilisez alors exclusivement AGOV.

  Aide pour le passage de CH-Login à AGOV-Login

Formation des jeunes

• Je suis inscrit(e) à un cours de la formation des cadres J+S. Puis-je déjà remplir le contrôle de présence CdP, même si je n'ai que le statut d’assitant/e (formation/formation continue prévue)?

  Seuls le coach J+S via la version web et les moniteurs J+S via la version web et l’application «Mobile NDS» inscrits au cours ou au camp correspondant et disposant d'une reconnaissance valable peuvent remplir le contrôle de présence CdP. Si la reconnaissance tombe pendant un cours ou un camp en statut caduc (changement d'année), les personnes concernées peuvent encore remplir le CdP dans l'offre en cours. Toutes les personnes ayant le statut d’«assitant/e» ou d'«assistant/e (formation/formation continue planifiée)» ne peuvent pas remplir la CdP.

• Les personnes sans numéro AVS sont-elles prises en compte pour les règleset l'annoce à la Rega?

  Les personnes sans numéro AVS sont les bienvenues dans les offres J+S. Elles ne déclenchent pas de subventions, mais comptent dans le calcul de la taille du groupe et peuvent être annoncées à la Rega par le coach J+S. Les personnes qui n'ont pas de numéro d'immatriculation ne sont pas prises en compte.

• Je ne peux pas transmettre mon offre pour approbation. Il m'affiche le message d'erreur suivant: «L'offre ne peut pas être transmise pour l'autorisation. Veuillez compléter les informations suivantes: Direction de l'organisation».

  Lors de l'ouverture d'une offre J+S, avez-vous coché la case indiquant que votre direction de l'organisation n'est plus actuelle ? Cette coche déclenche automatiquement une tâche dans la boîte de réception indiquant que la direction de l'organisation doit maintenant être actualisée. Ce n'est que lorsque la direction de l'organisation a été modifiée et que cette tâche a été marquée comme terminée que l'offre peut être soumise pour autorisation.

• En tant que coach J+S, ai-je la possibilité de copier des offres passées ?

  Non

• A qui sont adressées les notifications automatiques, par exemple lors de l'approbation d'une offre? Est-ce que cela peut être réglé individuellement (p.ex. association ou moniteur de cours)?

  Les destinataires ne peuvent pas être définis individuellement.

• Puis-je encore adapter les horaires dans la planification des activités après coup?

  Oui, toutes les données d'une activité individuelle, comme par exemple l'heure, la durée et le lieu, peuvent être traitées dans la CdP.

• Est-ce que seuls les camps AVEC hébergement sont subventionnés par J+S ?

  Non, les camps J+S peuvent être organisés et facturés avec ou sans nuitée. Les camps avec nuitée sont subventionnés à hauteur de CHF 16 par jour et par participant, les camps sans nuitée à hauteur de CHF 6.50 par jour et par participant.

• En tant que coach J+S, je ne vois pas les cours et les camps dans l'application BDNS.

  L'application BDNS est conçue pour répondre aux besoins des moniteurs J+S. Elle ne permet pas d'afficher les cours de sport. C'est pourquoi seuls les cours/camps dans lesquels le moniteur J+S est enregistré sont visibles. Le coach J+S n'a accès qu'aux cours/camps dans lesquels il est lui-même saisi en tant que moniteur J+S. Il n'est pas possible d'afficher les cours/camps dans l'application NDS.

• J'ai fermé la CdP par erreur. Comment puis-je la rouvrir ?

  En tant que coach J+S, je ne peux pas rouvrir le CdP Cela doit être annoncé au service cantonal J+S et être justifié. Dès que l'offre a été contrôlée, il n'est plus possible de la rouvrir.

  Si l'offre J+S se trouve encore en statut «réalisation» et que le CdP est rouvert pour correction, il peut être traité par le coach J+S et les moniteurs J+S que via l'application WEB. De plus, ce cours ou ce camp à corriger n’est plus visible sur la page d’accueil, mais se trouve sous l’onglet « formation des jeunes ». Dans l'application «Mobile NDS», le cours ou le camp concerné n'est plus affiché.

• Lors de la clôture d'une offre, je reçois un message d'erreur : Il y a encore des personnes saisies provisoirement.

  Il n'est pas possible de conclure une offre J+S avec des personnes saisies provisoirement ou inactives. En règle générale, il s'agit de personnes avec des données erronées ou de personnes saisies à double dans le système. Celles-ci doivent être supprimées ou remplacées dans le cours/camp. Pour plus d'informations, voir aussi la question : «Impossible d'enregistrer le n° AVS».

• Comment exporter l'aperçu de toutes les présences d'un cours ou d'un camp ?

  L'exportation des présences est désormais disponible dans une première version (version light) pour les coachs J+S et pour les moniteurs/monitrices dans le statut «Réalisation» jusqu'à et y compris «Contrôle». L'extension de cette exportation - structure similaire à celle de l'ancien système - est en cours de planification (également dans le statut "Clôturé").

• Que se passe-t-il exactement si des chevauchements sont constatés lors d'une clôture AWK ? Est-ce que cela n'est vérifié que pour les AWK déjà conclus ? Une offre peut-elle être clôturée avec des chevauchements ? La BDNS peut-elle également afficher des chevauchements entre les offres et même entre les disciplines sportives ? Exemple : lundi 18.00 tennis, lundi 18.30 handball.

  Au sein d'une offre J+S, les chevauchements sont signalés aux coachs, moniteurs et monitrices J+S.

  Les chevauchements sont affichés lorsque la CdF est clôturée.

  Une offre J+S avec des recoupements au sein de l'offre ne peut pas être clôturée.

  Seules les instances d'autorisation voient les chevauchements entre les offres. La discipline sportive ne joue aucun rôle.

Formation de cadres

• Les moniteurs recevront-ils automatiquement un mail lors de la sélection, comme auparavant ?

  Oui, les participant(e)s recevront une notification dans la boîte de réception de la BDNS avec la tâche de confirmer leur participation.

• Je ne peux pas inscrire une personne à une formation car son statut est inactif.

  En règle générale, cette personne est saisie deux fois ou plus dans la BDNS.

  • Cherchez la personne avec sa date de naissance et son numéro AVS. Il est probable que vous trouviez la bonne personne dans le statut actif et que vous puissiez l'inscrire à un cours ou à un module.
  • Si vous découvrez des personnes qui sont saisies à double dans le système, signalez-les à votre service cantonal du sport en indiquant leur numéro personnel et éventuellement une capture d'écran. Les données seront ensuite fusionnées afin que toutes les activités soient correctement enregistrées pour une seule personne.

• Je ne trouve plus les cours de sport pour enfants.

  Le sport des enfants s'appelle désormais Allround. Les cours et les modules sont mentionnés dans le plan des cours J+S sous Allround.

• Coach J+S, je suis en possession d’une reconnaissance caduque et je n’ai pas d’accès à la BDNS. Comment puis-je m’inscrire à un module de formation continue pour coachs J+S?

  Les coachs J+S sans données d’accès doivent s’inscrire aux formations continues par l’intermédiaire de l’administrateur du cours. Veuillez prendre contact avec l’organisateur du module que vous souhaitez suivre (ses coordonnées figurent dans les détails du cours). Vous trouverez en outre sur le site Internet de J+S les coordonnées des différents services cantonaux des sports ainsi des fédérations sportives et des associations de jeunesse.

Organisations

• Que doit faire une organisation pour être admise à J+S?

  Le processus de demande pour les nouvelles organisations reste le même > demande via formulaire > canton > OFSPO.

• À quoi dois-je faire attention pour saisir un nouveau compte de paiement ?

  Dans l'organisation, sous l'onglet «Finances», il est possible de saisir un nouveau compte de paiement sous Comptes de paiement. Celui-ci doit être libellé au nom de l'organisation. En plus du numéro IBAN, un document bancaire officiel doit être téléchargé, sur lequel le nom et l'adresse de l'organisation ainsi que le numéro IBAN sont confirmés.

• Pourquoi un coach J+S qui n'est plus actif ne peut-il pas être supprimé/désinscrit de l'organisation ?

  Cette fonction n'est pas encore disponible pour le moment. Le coach qui n'est plus en activité reste dans la liste.

Personnes

• Dans mon organisation, des personnes apparaissent avec des noms erronés ou parfois spéciaux. Ont-ils été modifiés dans la BDNS?

  Les navigateurs actuels offrent la possibilité de traduire automatiquement les textes. Exemple Edge : bouton droit de la souris > «traduire en français». Si cette traduction automatique est activée, il peut arriver que des mots que ce système reconnaît soient affichés traduits. Exemple : Walker devient Spaziergänger.

  Désactivez la traduction automatique dans votre navigateur. Les noms s'afficheront ensuite correctement. Dans la BDNS, toutes les indications sont correctes.

• Je ne peux pas ajouter le numéro AVS d'une personne. Dès que j'enregistre, le numéro AVS est à nouveau supprimé. Pourquoi?

  Malheureusement, nous avons encore beaucoup de personnes saisies à double ou à plusieurs reprises dans la NDS. La nouvelle BDNS travaille ici de manière très précise et ne permet pas de telles doubles saisies. Si la date de naissance et le numéro AVS d'une personne sont corrects, celle-ci sera affichée comme personne active. Il est donc possible que des personnes apparaissent inactives dans une offre J+S, car le système ne les reconnaît pas comme des personnes correctes. Le numéro AVS ne peut pas y être déposé, car ce numéro est déjà attribué de manière univoque. Les personnes inactives contiennent en général des données erronées, telles que :

  • Caractères spéciaux non utilisés : e <-> é,
  • Date de naissance Chiffres intervertis : 21.03.2007 <-> 23.01.2007
  • Prénom et nom intervertis : Lea Muster <-> Muster Lea
  • Fautes de frappe dans le nom
  • etc.

  Veuillez vérifier que le nom, le prénom et la date de naissance des personnes ayant le statut inactif correspondent exactement aux données figurant sur une carte d'identité (passeport, etc.).

  Recherchez toujours les nouvelles personnes avec leur date de naissance et leur numéro AVS. Le cas échéant, vous devez remplacer une personne figurant dans une offre par une nouvelle. Vous ne recevez pas de subventions pour les personnes au statut inactif.

  Si vous découvrez des personnes qui sont saisies à double dans le système, signalez-les à votre service cantonal du sport en indiquant leur numéro personnel et éventuellement une capture d'écran. Les données seront ensuite fusionnées afin que toutes les activités soient correctement enregistrées pour une seule personne.

• La biographie d'une personne peut-elle encore être consultée ?

  La biographie des personnes peut être consultée et exportée par les utilisateurs/trices autorisés.

  Avec la mise en service de la nouvelle BDNS, toutes les offres J+S qui ont débuté après le 1er octobre 2012 ont été migrées dans un premier temps. Les offres plus anciennes (clôturées) seront migrées ultérieurement et ne sont donc pas encore visibles dans les biographies pour le moment.

• Pour de nombreuses personnes, le lieu «Macolin» est associé à la migration. Pourquoi?

  Pour les personnes dont les données d'adresse n'étaient pas disponibles dans l'ancien système, «Macolin» a été ajouté au lieu (= champ obligatoire). Toutes les personnes autorisées (coach J+S, collaborateurs du canton ou de la fédération, administrateur/trice partenaire) peuvent et doivent actualiser les adresses.

• J’ai déménagé. A qui dois-je le signaler chez J+S ?

  Vous pouvez directement changer vos coordonnées dans la banque de données (BDNS).