Questions fréquentes

Login / onboarding

• Quand vais-je recevoir les données d’accès?

  • Moniteurs J+S: dès qu’une monitrice ou qu’un moniteur J+S avec le statut «valable» a été ajouté-e dans une offre J+S (cours ou camp).
  • Participants à la formation des cadres: dès qu’une personne a été définitivement admise (sélectionnée) à un cours de formation J+S ou un module de formation continue J+S.

• Le code d'onboarding a expiré. Quoi faire?

  • En tant que moniteur/monitrice J+S, vous vous annoncez auprès de votre coach J+S.
  • En tant que coach J+S, vous vous annoncez auprès du service des sports de votre canton de domicile.
  • En tant qu'expert(e) J+S, vous vous annoncez auprès de l'organisateur de votre cours/module.

  Ces personnes ou services peuvent envoyer une nouvelle fois les e-mails d'onboarding.

• J'ai déjà un login CH et AGOV avec la même adresse e-mail. Que dois-je faire?

  Lorsque vous vous connectez à AGOV, vous êtes automatiquement guidé tout au long du processus de liaison des deux comptes. Une fois la liaison effectuée, il n'est plus possible de se connecter avec le CH-Login à cette adresse e-mail. Vous utilisez alors exclusivement AGOV.

  Aide pour le passage de CH-Login à AGOV-Login

• Pourquoi, après la confirmation de l'adresse e-mail et l'enregistrement, je ne reçois pas d'autre e-mail avec le code d'embarquement?

  Vous avez déjà reçu le code d'onboarding avec le mail «Bienvenue sur la BDNS de l'OFSPO: login». Veuillez cliquer sur le lien dans le mail et copier le code d'onboarding dans le champ de saisie correspondant.

• Comment puis-je enregistrer (Onboarding) mes monitrices et moniteurs?

  Le processus d'enregistrement des monitrices et moniteurs J+S démarre automatiquement dès que la personne est inscrite à un cours. La monitrice ou le moniteur reçoit alors deux courriels indiquant les étapes à suivre (d'abord confirmer l'adresse électronique, puis terminer l'enregistrement).

  Toutes les instructions vidéo relatives à l’onboarding se trouvent sur la page Internet suivante «Enregistrement (onboarding)». Veuillez vous assurer que vos monitrices et moniteurs suivent les étapes dans le bon ordre, car une procédure incorrecte peut bloquer l’enregistrement.

  Si l'enregistrement n'est pas terminé, les coachs J+S peuvent directement apporter leur aide: en renvoyant le lien de confirmation par e-mail ainsi que le code d'onboarding: Envoyer un code d'Onboarding aux utilisateurs

• Est-il possible de se connecter en tant que moniteur sans code SMS?

  Oui. Pour accéder à la BDNS, il est possible de se connecter avec un compte AGOV – aucun code SMS n'est alors nécessaire. En l’absence de compte, il est possible de créer directement un nouveau compte AGOV. Les instructions correspondantes se trouvent ici: Conseils & Vidéos sur l'utilisation d'AGOV

• Je suis à la fois coach J+S dans un club et dans une école. Cependant, je ne vois pas l'école. Comment puis-je la trouver?

  Il existe plusieurs comptes utilisateurs pour les BDNS:

  • Compte bénévole = coachs J+S dans les clubs
  • Compte professionnel = coachs J+S dans les écoles.

  Si une personne est coach J+S à la fois dans un club et dans une école, il faut d'abord effectuer l'onboarding pour un compte. Ensuite, le deuxième compte peut être ajouté. Les instructions à ce sujet se trouvent dans la vidéo Onboarding «Ajouter un autre compte utilisateur». D'autres vidéos sur l'onboarding se trouvent ici.

• Ai-je besoin d'un login séparé pour chaque compte d'utilisateur?

  Non. Un seul login suffit, à condition que la même adresse e-mail soit utilisée pour les deux comptes. Le choix du compte d'utilisateur se fait après le login.

Formation des jeunes

• Je suis inscrit(e) à un cours de la formation des cadres J+S. Puis-je déjà remplir le contrôle de présence CdP, même si je n'ai que le statut d’assitant/e (formation/formation continue prévue)?

  Seuls le coach J+S via la version web et les moniteurs J+S via la version web et l’application «Mobile NDS» inscrits au cours ou au camp correspondant et disposant d'une reconnaissance valable peuvent remplir le contrôle de présence CdP. Si la reconnaissance tombe pendant un cours ou un camp en statut caduc (changement d'année), les personnes concernées peuvent encore remplir le CdP dans l'offre en cours. Toutes les personnes ayant le statut d’«assitant/e» ou d'«assistant/e (formation/formation continue planifiée)» ne peuvent pas remplir la CdP.

• En tant que coach J+S, ai-je la possibilité de copier des offres passées ?

  Non

• Puis-je encore adapter les horaires dans la planification des activités après coup?

  Oui, toutes les données d'une activité individuelle, comme par exemple l'heure, la durée et le lieu, peuvent être traitées dans la CdP.

• Est-ce que seuls les camps AVEC hébergement sont subventionnés par J+S?

  Non, les camps J+S peuvent être organisés et facturés avec ou sans nuitée. Les camps avec nuitée sont subventionnés à hauteur de CHF 16 par jour et par participant, les camps sans nuitée à hauteur de CHF 6.50 par jour et par participant.

• Comment fonctionnent la détection et l’affichage des chevauchements lors de la clôture d’un CdP?

  Lors de la clôture d’un CdP, les chevauchements au sein d’une offre J+S sont automatiquement détectés et affichés.

  Une offre présentant des chevauchements internes à l’organisation ne peut pas être clôturée tant que ceux-ci n’ont pas été résolus.

  Les chevauchements entre différentes organisations ne sont visibles que pour les instances d’autorisation. Exemple: une même participante est inscrite à une offre de tennis le lundi à 18h15 et à une offre de handball le même jour à 18h30.

• Les notifications automatiques, par exemple lors de l’autorisation d'une offre, peuvent-elles être personnalisées?

  Les notifications sont prédéfinies pour certaines étapes des processus administratifs de la BDNS et ne peuvent pas être adaptées individuellement.

• En tant que coach J+S, je ne vois pas les cours et les camps dans l'application «Mobile NDS».

  L’application «Mobile NDS» est conçue pour répondre aux besoins des monitrices et moniteurs J+S. Seuls s'affichent les cours et les camps pour lesquels la personne concernée est enregistrée en tant que moniteur ou monitrice J+S. Les coachs J+S n’ont accès qu’aux cours et camps dans lesquels ils sont eux-mêmes enregistrés en tant que monitrice ou moniteur J+S.

• J'ai fermé le contrôle des présences (CdP) par erreur. Comment puis-je le rouvrir?

  En tant que coach J+S, il n’est pas possible de rouvrir le CdP soi-même. Cela doit être annoncé au service cantonal J+S et être justifié. Ensuite, le contrôle des présences peut être traité comme d’habitude, aussi bien dans l’application «Mobile NDS» que via l’application web. Après le contrôle de l’offre, il n’est plus possible de rouvrir le CdP.

• Comment puis-je enregistrer un assistant ou une assistante (anciennement moniteur adjoint ou monitrice adjointe)?

  Dans le cours/camp J+S correspondant, il est possible d'ajouter des personnes sans reconnaissance J+S dans l'onglet «Moniteurs». Il peut s'agir de personnes issues de votre propre organisation ou de nouvelles personnes. Les nouvelles personnes doivent être recherchées et enregistrées à l'aide de leur numéro AVS (PEID pour FL) et date de naissance.

• Comment exporter la liste de toutes les présences d'un cours ou d'un camp?

  L'exportation des présences est disponible pour les coachs J+S et pour les moniteurs/monitrices dans l’onglet «Contrôle des présences» via le bouton d’action pour les cours et les camps dans le statut «Réalisation» jusqu'à et y compris «Clôturé».

Formation de cadres

• Les moniteurs recevront-ils automatiquement un mail lors de la sélection, comme auparavant ?

  Oui, les participant(e)s recevront une notification dans la boîte de réception de la BDNS avec la tâche de confirmer leur participation.

• Je ne trouve plus les cours de formation et modules de formation continue pour le sport pour enfants. Que puis-je faire?

  Le sport des enfants s'appelle désormais Allround. Les cours et les modules sont mentionnés dans le plan des cours J+S sous Allround.

• Coach J+S, je suis en possession d’une reconnaissance caduque et je n’ai pas d’accès à la BDNS. Comment puis-je m’inscrire à un module de formation continue pour coachs J+S?

  Les coachs J+S sans données d’accès doivent s’inscrire aux formations continues par l’intermédiaire de l’administrateur du cours. Veuillez prendre contact avec l’organisateur du module que vous souhaitez suivre (ses coordonnées figurent dans les détails du cours). Vous trouverez en outre sur le site Internet de J+S les coordonnées des différents services cantonaux des sports ainsi des fédérations sportives et des associations de jeunesse.

Organisations

• Que doit faire une organisation pour être admise à J+S?

  Le processus de demande pour les nouvelles organisations reste le même > demande via formulaire > canton > OFSPO.

• À quoi dois-je faire attention pour saisir un nouveau compte de paiement?

  Dans l'organisation, il est possible de saisir un nouveau compte sous «Comptes pour le paiement»: «Saisir un nouveau compte»

  Celui-ci doit être libellé au nom de l'organisation. En plus du numéro IBAN, un document bancaire officiel doit être téléchargé, sur lequel les informations suivantes doivent clairement apparaitre: banque, numéro IBAN, titulaire du compte avec adresse, code postal et localité.

• Une transaction est au statut Erreur lors du paiement: que faut-il faire?

  L’organisation doit demander à sa banque une attestation bancaire actuelle.

  Si un nouveau compte (nouveau numéro IBAN) est disponible, le coach J+S de l’organisation doit enregistrer un nouveau compte de versement correspondant. Des informations à ce sujet se trouvent dans les tutoriels vidéo BDNS «Saisir un nouveau compte».

  Si le numéro IBAN existant reste inchangé, le/la coach J+S doit téléverser la nouvelle attestation bancaire dans le compte de versement déjà enregistré dans l’organisation.

Personnes

• Pour certaines personnes, le lieu «Macolin» est associé à la migration. Pourquoi?

  Pour les personnes dont les données d'adresse n'étaient pas disponibles dans l'ancien système, «Macolin» a été ajouté au lieu (= champ obligatoire). Toutes les personnes autorisées (coach J+S, collaborateurs du canton ou de la fédération, administrateur/trice partenaire) peuvent et doivent actualiser les adresses.

• J’ai déménagé. A qui dois-je le signaler chez J+S ?

  Vous pouvez directement changer vos coordonnées dans la banque de données (BDNS).